O eSocial vai mais além do que apenas a prestação de informações on line. É a cultura organizacional da empresa e em especial o modo de se fazer Segurança e Saúde no Trabalho que terá de ser repensado

 

Com a proposta de unificar a prestação das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, o eSocial chegou em 2014 com uma proposta bastante robusta. Enquanto algumas empresas já começaram a prestar atenção na novidade e a estruturar uma nova maneira de trabalhar e prestar informações ao fisco, outras, não deram muita importância ao assunto. Talvez até torcendo para que o novo formato `não vingasse’. Mas, apesar de alguns adiamentos e ajustes, o sistema está funcionando sejam elas para micros, pequenas, médias ou grandes empresas.

 

Primeiro é preciso entender que o eSocial não é um bicho de sete cabeças, e nem veio para burocratizar mais a relação corporativa com o governo. Muito pelo contrário, o eSocial serve como um canal direto para envio de dados à Receita, e assim agiliza a fiscalização sobre essas informações usadas para garantir os direitos trabalhistas e a transparência corporativa com o Fisco.

 

Segundo, é importante considerar que a tecnologia é a chave para resolver todas as pendências pertinentes ao sistema de escrituração digital. Isso porque o eSocial demanda muito o uso de plataformas de gestão de RH e rede, já que os relatórios, como o nome do programa diz, devem ser preenchidos e enviados de forma digitalizada, eliminando o uso do papel e estimulando a transformação digital nos ambientes organizacionais.

 

O que para muitas companhias acaba sendo um momento de mudanças drásticas em relação às áreas de TI, pois elas, em geral vivem sobrecarregadas com as demandas internas e sofrem com equipes enxutas precisarão se envolver ativamente nos processos de implantação dos sistemas fiscais, além de prestar suporte e monitoria a esses novos sistemas que não podem parar de funcionar, para não gerar atrasos na entrega dos documentos exigidos pelo governo, e que possuem datas específicas para serem entregues.

 

Sem falar das mudanças que ocorreram ao longo deste ano onde foi possível observar alguns problemas, o que era esperado devido à magnitude do projeto que visa adequar o programa à realidade das empresas aderentes, como aprimoramento dos layouts dos documentos, tipos de informações a serem preenchidas, e formato dos arquivos digitais a serem enviados, que hoje é XML, o mesmo da NF-e.

 

Afinal de contas, independente da quantidade de testes realizados, é quando a lei começa a vigorar que surgem gargalos e obstáculos não vistos antes, e mesmo com um período de avaliações mais abrangente para companhias de médio e pequeno porte, uma vez que a obrigatoriedade do eSocial atingirá todas as empresas privadas.

 

Tendo tudo isso em vista, é comum que as empresas tenham dúvidas sobre como devem se portar diante das demandas do programa. Mas o fato é que o eSocial veio para ficar, e ao longo dos próximos anos só deve aumentar a vigilância do Governo sobre as informações trabalhistas das companhias brasileiras.

 

Ou seja, não há para onde correr, e para aqueles que pensam que podem maquiar o envio dos dados, com poucos detalhes ou informações faltando, atrasar as entregas dos relatórios ou mesmo não enviá-los, as consequências podem ser devastadoras para os negócios, especialmente no que diz respeito à Segurança e Medicina do Trabalho (que tem data programada do início de envio das informações a partir de Janeiro de 2019 para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões), e cotas para pessoas com deficiência, que podem gerar multas salgadas caso as novas regulações não sejam atendidas.

 

Para ajudar os gestores que ainda têm dúvidas sobre a melhor forma de garantir que não haja falhas, e nem atrasos na entrega das informações do eSocial, seguem abaixo três passos simples que podem ser aplicados em empresas de todos os tamanhos:

 

Automatize

Programar os processos de recolhimento e preenchimento dos dados trabalhistas, por meio de plataformas de gestão capazes de suportar toda a demanda do eSocial, elimina a intervenção humana, evita erros, aumenta a agilidade, e assim evita surpresas desagradáveis no final de cada período fiscal.

 

A mudança cultural de processos