Equipe Guia Trabalhista
Na área trabalhista há dezenas de trâmites que devem ser observados com regularidade visando adequação à legislação laboral. Busca-se, desta forma, a prevenção de falhas no atendimento à legislação, bem como a eliminação de erros operacionais que possam gerar multas e reclamatórias trabalhistas.
Elaboramos adiante um resumo das principais rotinas trabalhistas:
| Rotinas Trabalhistas | |
| Acordo de compensação jornada normal | Verificar se os acordos de compensação de horas (sábados) estão formalizados e previstos em acordo ou convenção coletiva de trabalho, ou se estão de acordo com o previsto no § 6º do art. 59 da CLT. |
| Acordos ou Convenções Coletivas | Verificar as exigências do Acordo ou Convenção Coletiva, tais como a aplicação de reajustes salariais, normas específicas sobre benefícios, banco de horas e outros itens negociados, a fim de que sua aplicação esteja sendo observada. |
| Agenda trabalhista e previdenciária | Acompanhar, mensalmente, os recolhimentos e cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias. |
| Arquivamento das folhas de pagamento | Sistema eletrônico – verificar atendimento do Manual Normativo de Arquivos Digitais – MANAD. |
| Autônomos | Especial cuidado para que a relação de trabalho (autônomo) não seja caracterizada como relação de emprego (empregado).
Verificar também retenção e recolhimento de 11% no pagamentos a tais profissionais, bem como o IRF devido, além da contribuição por parte da tomadora. |
| Cálculos trabalhistas | Salários, comissões, adicional noturno, insalubridade, periculosidade, férias, 13º salário, DSR, descontos legais como INSS, IRF, benefícios, pensão alimentícia e etc.
Verificar se o programa informatizado atende e calcula corretamente todas as variáveis exigidas. |
| Comunicação do Acidente de Trabalho – CAT | A emissão da CAT até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente, sendo:
– 1ª via: ao INSS; – 2ª via: ao segurado ou dependente; – 3ª via: ao sindicato dos trabalhadores; e – 4ª via: à empresa. |
| Cartão ponto | Para os estabelecimentos com mais de 10 trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída. Tal procedimento deve ser observado por todos os trabalhadores sujeitos ao controle de jornada, independentemente do porte da empresa, visando resguardar-se em ações trabalhistas (horas extras e outras reclamações). |
| CIPA | Verificar a obrigatoriedade da semana de prevenção de acidentes de trabalho e da instituição da comissão interna.
Elaborar o Mapa de Riscos Ambientais; Inspeção Prévia de funcionamento do estabelecimento. |
| Certidão Negativa de Débito – CND (Previdenciário) | Comprova a regularidade em relação às contribuições previdenciárias.
O pedido da certidão pode ser efetuado via internet ou em uma unidade de atendimento da Receita Federal. Se não houver restrições a certidão é emitida automaticamente. |
| Certidão Negativa de Débito Trabalhistas – CNDT | De acordo com a Lei 12.440/2011 as empresas interessadas em participar das licitações e firmar contratos com o Poder Público estão obrigadas a apresentar, dentre o rol de documentos exigidos, a CNDT. O sistema para emissão da certidão já se encontra disponível no portal do Tribunal Superior do Trabalho, no link Emitir Certidão. |
| Contratação de deficientes | Observar a obrigatoriedade de contratação. Veja todos os detalhes no tópico Pessoas Portadoras de Deficiência – Preenchimento Obrigatório de Vagas. |
| Contrato de Experiência | Modalidade de contrato por prazo determinado, não poderá exceder o limite de 90 (noventa) dias, já incluso neste prazo possível prorrogação.
Controle do vencimento do contrato. |
| Contribuição sindical dos empregados | Em março de cada ano desconta-se 1/30 avos (do salário base) para o sindicato da categoria profissional representativa, desde que devidamente autorizadas – – mediante termo escrito e com a assinatura do trabalhador, conforme dispõe o art. 578 da CLT. |
| Contribuição sindical patronal | Verificar o recolhimento anual. De acordo com a Reforma Trabalhista, a partir de 11.11.2017 as empresas não estão mais obrigadas ao pagamento da contribuição sindical patronal. |
| Cooperativas médicas | Verificar o recolhimento do INSS sobre o pagamento às cooperativas que atuam em saúde. |
| Certificado de Regularidade do FGTS – CRF | Comprova a regularidade perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, sendo emitido exclusivamente pela CAIXA.
O CRF será fornecido, mediante consulta por meio da Internet, para o empregador que se encontre regular. |
| CTPS | O prazo de anotação e devolução da CTPS é de 48 (quarenta e oito) horas a partir do seu recebimento, mediante recibo de entrega.
Principais anotações: Data de Admissão/Demissão, Férias, Contribuição Sindical, Alterações Salariais e demais anotações que se fazem necessárias. Cuidado com as anotações desabonadoras. |
| Descanso Semanal Remunerado | Verificar se o DSR está sendo pago para horistas, comissionado ou quando do pagamento de adicionais como horas extras, adicional noturno e etc. |
| Descontos salariais | Caso o empregador mantenha convênios e o empregado queira usufruir dos mesmos, precisa haver autorização POR ESCRITO do empregado. |
| Documentação do empregado | Estipular normas para que toda a documentação do empregado, na admissão, seja realizada de forma completa e o registro seja feito antecipadamente, de modo a atender as exigências do eSocial e evitar o pagamento de multa. |
| Empréstimos a empregados | Devem ser contratados por escrito. |
| Equiparação salarial | Analisar desníveis salariais que possam justificar uma ação trabalhista por equiparação. Para tanto, desenvolva um plano de cargos e salários com base no ramo de atividade ou área territorial em que a empresa atua. |
| ESocial | A Resolução CDES 5/2018 (publicada em 05.10.2018) alterou a Resolução CDE 2/2016, estabelecendo a implementação progressiva do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.
Veja o Cronograma de Implementação dividido por grupo de empresas. |
| Fundo de Amparo do Trabalhador – FAT | FAT é um fundo especial, de natureza contábil-financeira, vinculado ao MTE, destinado ao custeio do Programa do Seguro-Desemprego, do Abono Salarial e ao financiamento de Programas de Desenvolvimento Econômico.
A principal fonte de recursos do FAT é composta pelas contribuições para o PIS e PASEP. |
| Férias | Verificar e planejar as férias anuais de modo a evitar o pagamento de férias em dobro.
As férias podem ser concedidas em até 3 vezes (desde que haja concordância do empregado) sendo que um deles não poderá ser inferior a 14 dias corridos e os demais não poderão ser inferiores a 5 dias corridos, cada um, conforme dispõe a Lei 13.467/2017 (Reforma Trabalhista). |
| FGTS e INSS | Verificar regularidade de recolhimento e correto preenchimento da GFIP/SEFIP.
Sugere-se a obtenção de certidão negativa a cada 6 meses. |
| Ficha de registro | Verificar correto preenchimento e atualização de dados dos empregados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. |
| GFIP | Entregar, mensalmente, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social, até que tal obrigatoriedade seja substituída pelo eSocial conforme cronograma. |
| GILRAT/SAT | A atividade preponderante do estabelecimento (matriz ou filial) deve ser utilizada para se determinar o grau de incidência de incapacidade laborativa decorrente dos riscos ambientais do trabalho (GILRAT/SAT).
O enquadramento do estabelecimento no correspondente grau de risco é de responsabilidade da empresa, e deve ser feito mensalmente, de acordo com sua atividade econômica preponderante. |
| Guarda de Documentos Trabalhistas | Respeitar o prazo mínimo de arquivamento dos documentos que envolvem a relação empregatícia. |
| Horas extras | Especial atenção neste item. As horas extras habituais geram uma série de novos direitos e precisam ser analisados, quanto à necessidade e dispendiosidade.
O pagamento habitual também pode assegurar o direito a indenização no caso de supressão das horas. |
| Horas noturnas | Trabalhadores (urbanos) que atuam entre 22 horas e 5 horas – remuneração adicional mínimo de 20%. |
| Intervalos de jornadas | Verificar o período de descanso mínimo 1 hora (ou de 30 minutos se previsto em acordo ou convenção coletiva) no almoço e 11 horas entre uma jornada e outra. |
| IRF | Verificar a correta retenção na folha de pagamento e recolhimento a Receita Federal.
Declaração de dependentes para Imposto de Renda (admissão, alteração no mês de janeiro de cada ano) ou quando do nascimento do filho(a). |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Verificar a existência e a disponibilidade em caso de fiscalização. |
| Normas de Segurança e Saúde do Trabalho | Verificar quais normas são exigíveis para a aplicação e treinamento dos empregados de acordo com as Normas Regulamentadoras. |
| Quadro Horário de Trabalho | Verificar existência, preenchimento e atualidade. Conheça as situações que dispensam sua obrigatoriedade. |
| Programa de Alimentação do
Trabalhador – PAT |
A adesão ao PAT consiste na apresentação do formulário oficial, devidamente preenchido e instruído conforme instruções do Ministério do Trabalho. A inscrição pode ser efetuada por meio eletrônico utilizando o formulário constante da página do Ministério do trabalho e Emprego na Internet. |
| PCMSO – Exames Médicos | Obrigatoriedade de elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO.
– Admissional; – Periódico; – Retorno ao trabalho; – Mudança de função; – Demissional. |
| PPP | Entregar na ocasião do desligamento do empregado ou quando de sua solicitação. |
| PPRA | Efetuar sempre que necessário e pelo menos uma vez ao ano, uma análise global pra fins de avaliação do seu desenvolvimento e realização dos ajustes necessários e estabelecimento de novas metas e prioridades. |
| RAIS e CAGED | Verificar entrega regular de tais informações junto ao MTE, até que tais obrigações sejam substituídas pelo eSocial. |
| Recibos salariais | Observar assinaturas nos holerites e respectivo arquivamento mensal. |
| Reclamatórias trabalhistas | Acordos: atentar para o recolhimento mensal do INSS (de acordo com o pagamento de cada parcela) se for o caso.
Verificar a possibilidade de realizar conciliação prévia sindical em caso de previsão convencional. |
| Rescisão de contrato de trabalho | Atentar para prazo da formalização e pagamento das verbas rescisórias, nos termos da nova redação estabelecida pelo art. 477 da CLT. |
| Salário Família | Manutenção das fichas de Salário Família e comprovação de vacinações periódicas (Cartão da Criança) e matrícula escolar;
Retenção dos documentos necessários da criança (até 14 anos) para o recebimento do benefício. |
| Salário-maternidade | Observar se as normas do INSS estão sendo atendidas e se os valores pagos a este título estão sendo abatidos da contribuição previdenciária mensal a recolher. |
| Salários | Piso Estadual- Verificar se o piso da categoria e do respectivo Estado está sendo respeitado. O piso estabelecido em convenção prevalece sobre o piso estadual, ainda que aquele seja inferior.
Pisos de categorias diferenciadas. |
| Telefonistas e outras categorias diferenciadas | Verificar cumprimento do horário reduzido de trabalho. |
| Terceirização de atividades | Fiscalizar as condições em que os trabalhadores terceirizados atuam, especialmente em relação às normas de segurança do trabalho, bem como quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas, sob pena de a tomadora ser condenada ao pagamento de verbas não pagas pelas terceirizadas. |
| Trabalho aos domingos e feriados | Verificar escala dominical e remuneração extraordinária nos feriados. |
| Trabalho de menores | Verificar as normas específicas para este grupo de trabalhadores, os quais são impedidos de atuar em determinadas atividades prejudiciais à sua saúde ou à sua formação pessoal e profissional. |
| Trabalho voluntário | Para pessoas que executam atividades administrativas regulares em entidades com finalidades não lucrativas – estipular termo de adesão. |
| Vale transporte | Verificar a existência de opção ou não deste benefício.
O empregado precisa se manifestar por escrito optando ou não pelo recebimento. |
| Verbas extra-salário | Ajuda de custos, benefícios, entre outros precisam ser reavaliados para que não possam surgir contingências (incorporação ao salário). |
Outras Considerações:
A Lei 13.467/2017 (lei da Reforma Trabalhista), publicada em 14/07/2017 e que entrou em vigor a partir de 11.11.2017, alterou diversos artigos da CLT e trouxe várias mudanças que afetaram o dia a dia entre empregado e empregador, bem como questões que abrangem as relações sindicais ou que envolvem questões judiciais decorrentes de reclamatórias trabalhistas.
Veja uma Sinopse da Reforma Trabalhista.
A Medida Provisória (MP) 808/2017, publicada em 14/11/2017, trouxe diversas alterações à Lei 13.467/2017 (lei da Reforma Trabalhista), alterações estas que passaram a valer no âmbito da prática trabalhista desde a sua publicação.
Por não ter sido votada pelo Congresso Nacional, a Medida Provisória 808/2017 deixou de produzir seus efeitos em 23.04.2018.
Entretanto, importante ressaltar que mesmo perdendo sua validade a partir da citada data, a MP teve eficácia legal durante o período em que esteve vigente, ou seja, a contar de 14.11.2017 a 22.04.2018.
Neste período, todos os atos praticados pelo empregador com base na MP 808/2017, foram válidos e possuem amparo jurídico.
Atualizado em 18/06/2019.
