Sistema de ponto em nuvem: Como funciona, segurança e principais benefícios

 

Os sistemas de ponto em nuvem são a melhor escolha para empresas que visam a transformação digital. Eles possibilitam o controle de ponto online e remoto, além de proporcionarem um serviço excelente para gestão de jornadas.

Em algum momento da sua vida você já precisou instalar um programa em seu computador? 

Seja um programa para baixar suas músicas favoritas, editar um texto ou até mesmo para suas funções diárias no trabalho.

Você lembra como era esse processo?  

Na maioria das vezes o programa vinha em um CD que você colocava no computador e seguia o passo a passo da instalação. Depois de instalado, o programa e qualquer arquivo gerado a partir dele ficavam salvos direto na memória do seu computador. 

Lembrar disso chega a nos fazer sentir uma certa nostalgia, mas a verdade é que todo esse processo não era nada fácil.

No ambiente empresarial então nem se fala, precisar instalar um software, comprar licenças e depois aprender a mexer, era algo bastante desgastante, que levava tempo, recursos e tornava a empresa refém de seus desktops locais. 

Não que essa ainda não seja a realidade de muitas organizações. Contudo, muitas delas já descobriram o poder dos softwares em nuvem, que não precisam de instalação, burocracias com licenças, planilhas ou qualquer outro empecilho que torne a rotina de trabalho mais lenta do que deveria ser. 

O sistema de ponto em nuvem é um desses softwares, as novas tecnologias tornaram o controle de jornada móvel, inteligente e muito mais eficiente. Quer saber mais sobre como ele funciona? 

Está no artigo certo, aqui vamos falar mais sobre essa tecnologia e o quanto ela vai otimizar a rotina da sua organização. Veja os principais assuntos:

O que é um sistema em nuvem?

Controle de ponto em nuvem: Diferenças do sistema tradicional 

Como funciona o sistema de ponto em nuvem?

Benefícios do sistema de ponto em nuvem para o RH

Sistema de ponto em nuvem – Principais dúvidas 

Boa leitura!

O que é um sistema em nuvem?

Um sistema em nuvem funciona através da tecnologia de Cloud Computing, isso quer dizer que ele fica hospedado em uma infraestrutura por meio da computação em nuvem. 

Esse sistema é acessado através da internet, podendo ser utilizado sem precisar de um meio físico específico. Isso porque eles são multiplataforma, ou seja, podem ser acessados de um notebook, tablet, celular, desktop ou qualquer outro aparelho que tenha acesso à internet. 

Outro conceito importante para entendermos quando falamos sobre computação em nuvem é a modalidade do serviço. No caso dos sistemas de ponto em nuvem, por exemplo, podemos dizer que ele é um SaaS (Software as a Service) isso quer dizer, software como serviço. 

Em um SaaS você contrata o serviço que o software proporciona, o que no caso do sistema de ponto, é toda a tecnologia para fazer o controle de jornada.  

A principal diferença desse tipo de software para os convencionais, é que naquele instalado no seu computador você precisa contratar uma licença para utilizá-lo, e no SaaS, você faz a contratação do serviço e suas funcionalidades. 

Outro detalhe importante, é que no SaaS, a responsabilidade por toda a infraestrutura é do fornecedor do sistema, ele que deve se preocupar com o armazenamento em nuvem, a programação e a estrutura completa do software. 

Para você entender melhor é só pensar o seguinte, quando você tem um programa instalado no seu computador, ele é todo gerenciado por você.

Então, você precisa ter uma máquina compatível com aquele software e o espaço de memória necessário. Além disso, você também precisa se preocupar com a instalação, segurança, manutenção e tudo mais. 

E o Saas, é ao contrário, o fornecedor cuidou de tudo por você, então você só vai utilizar aquele serviço, acessando o sistema por meio da internet.

Vamos ver mais detalhes. 

Evolução dos sistemas – da instalação ao software em nuvem

Como falamos no início do texto, antigamente para ter um programa instalado em seu computador você tinha que percorrer diversas etapas de instalação e configuração até começar a operar o sistema. 

No meio disso tudo, sua empresa ainda tinha que lidar com os custos das licenças, máquinas apropriadas para rodar o software, manutenção, segurança, entre outros problemas. 

Isso fazia com que a empresa ficasse dependente do setor de TI, de pessoas especializadas no software, da máquina onde ele estava instalado, entre outras situações. 

Hoje em dia, os sistemas em nuvem são grande facilitadores, podemos dizer que eles trazem três benefícios principais: 

Redução de custos;

Mobilidade; 

Escalabilidade. 

Redução de custos, pois a empresa não precisa mais lidar com custos de licenças ou infraestrutura necessária para rodar o software.

Mobilidade, porque o sistema pode ser acessado de qualquer lugar e de qualquer máquina. 

E escalabilidade, pois, pode-se contratar funcionalidades de acordo com a necessidade da empresa. 

Em um cenário como o que vivemos em 2020, por exemplo, em que as empresas tiveram que se adaptar ao home office, aquelas que ainda utilizavam softwares convencionais, sofreram um grande baque. Tiveram que interromper seus processos e procurar soluções para manter tudo funcionando à distância. 

Já aquelas que apostaram antes em softwares de RH com funcionamento em nuvem, sofreram um baque menor e apenas mudaram seu ambiente de trabalho, pois toda sua operação já funcionava à distância. 

No caso do controle de ponto em nuvem, o software permitiu que as empresas continuassem acompanhando seus colaboradores à distância e fazendo o controle de jornada em home office.

Controle de ponto em nuvem: Diferenças do sistema tradicional

Podemos notar muitas diferenças entre um sistema de ponto em nuvem e um sistema tradicional. A primeira que podemos destacar é que o sistema em nuvem possui todas as etapas do registro de ponto, sem necessitar de sistemas auxiliares. 

Diferente dos sistemas tradicionais que precisam ter um meio físico para coletar os pontos, junto a um sistema para processar os dados marcados e realizar todo o tratamento, aumentando assim os custos e o tempo do para fazer a gestão de ponto completa. 

Outra informação importante é que na maioria dos sistemas tradicionais os arquivos precisam ser exportados do relógio, e inseridos manualmente no sistema de tratamento.

Aqui podemos destacar duas características, a primeira é que ele não funciona de forma automática, precisando do comando e ação humana para que os dados cheguem ao sistema de tratamento. 

Segundo, com ele não é possível acessar os dados de qualquer lugar nem mesmo em tempo real, então necessariamente é preciso coletar os dados no relógio de ponto. 

Já o sistema em nuvem também precisa do comando humano para suas configurações, mas ele é capaz de processar os dados de acordo com a forma com que foi configurado. 

Para você entender melhor, veja o próximo tópico sobre como funciona esse tipo de software. 

Como funciona o sistema de ponto em nuvem?

Conforme comentamos anteriormente, o sistema de ponto em nuvem funciona de acordo com a estrutura criada pelo fornecedor do software. 

Na maioria das vezes, ele é projetado para fazer a gestão de ponto completa, incluindo a marcação dos horários, o tratamento do ponto e a gestão de jornada. 

Tudo que é registrado no sistema fica disponível na nuvem, e o fornecedor é responsável por cuidar dessa estrutura, garantir a segurança e cuidar para que o ambiente esteja sempre funcionando. 

Além disso,  o sistema deve se adequar a diversas medidas de segurança, orientações da legislação trabalhista e a mais recente LGPD. Os fornecedores devem cuidar para que todos os dados estejam protegidos em nuvem, para que nenhuma informação se perca ou a sua empresa precise fazer backups periódicos. 

Funcionalidades do sistema de ponto em nuvem

Podemos dizer que um bom sistema de ponto em nuvem, possui três frentes: 

Registro; 

Tratamento; 

Gestão; 

Cada uma delas representa uma etapa de todo o processo de controle de jornada. Vamos começar com o registro. 

Registro

No sistema de ponto em nuvem, o software já é desenvolvido para fazer a marcação de ponto de forma online, por meio de um aplicativo de ponto eletrônico ou acesso via web para marcação. 

Justamente por funcionar em nuvem, basta que o colaborador acesse o sistema através da internet e realize a marcação dos seus horários. Diferente do sistema tradicional em que ele precisa anotar em sua folha de ponto ou se dirigir até o relógio para bater o ponto. 

No sistema de ponto em nuvem, o registro pode ser feito de qualquer lugar, bastando apenas o acesso ao sistema. 

A forma com que ele funciona é semelhante a um sistema de streaming, você pode assistir em qualquer lugar não necessariamente apenas da sua casa, por meio do login de sua conta. 

Tratamento

O tratamento de ponto também é feito por meio de uma plataforma via web, cada sistema funciona de uma forma, mas no geral, ao passo em que acontece o registro de ponto, os horários são enviados de forma automática para a folha de ponto online do colaborador.

Com isso, o RH/DP pode acessar o sistema para fazer o tratamento dos pontos, sem precisar exportar dados ou realizar algum tipo de comando, está tudo na nuvem. 

Gestão

A etapa de gestão de frequência é onde a empresa acompanha toda a jornada do funcionário através dos dados registrados. 

Na gestão em nuvem, é possível acompanhar em tempo real a jornada dos colaboradores, gerenciar horas extras, banco de horas, escalas de trabalho, acompanhar indicadores, entre outras coisas. 

Tudo isso é possível pois se trata de um único sistema, e como falamos acima, os dados estão todos em nuvem, não precisam ser exportados de nenhum lugar. 

Você deve estar pensando, além de tudo que falamos acima, se existem mais benefícios nesse tipo de software, existem sim! Continue a leitura. 

Benefícios do sistema de ponto em nuvem para o RH

Abaixo você encontra alguns dos benefícios gerais de um sistema de ponto em nuvem, claro que cada software funciona de forma diferente, um pouco mais a frente você vai entender o porquê o PontoTel é considerado um dos melhores sistemas de ponto em nuvem do mercado. 

Por agora, veja os principais benefícios desse tipo de sistema.

Redução de custos com licenças e infraestrutura 

Não podemos começar a falar dos benefícios do sistema de ponto em nuvem sem citar a redução de custos.

Esse é um dos maiores benefícios, pois além de reduzir custos com licenças de software, o sistema de ponto em nuvem ainda reduz os custos com a infraestrutura e garante economia de tempo. 

Um sistema de ponto instalado em uma máquina local é totalmente gerenciado pela empresa,  então ele fica à mercê de qualquer risco como falta de espaço,  pane geral, roubo, queda de energia entre outros problemas comuns no dia a dia. 

Já no sistema em nuvem isso não acontece, justamente por estar hospedado na nuvem ele não precisa de instalação, manutenção ou compra de aparelhos específicos, e nem mesmo fica sujeito a perda de informações. 

Informação em tempo real

A informação em tempo real também é algo que conta muitos pontos a favor do sistema em nuvem e agiliza muito a rotina do RH/DP. Em um sistema tradicional, qualquer informação sobre o registro de ponto precisa ser extraída do relógio de ponto. 

No software em nuvem não, basta que o colaborador bata o seu ponto conectado a internet e em questão de segundos o horário marcado já aparece no sistema. 

Alguns sistemas mais avançados, como o da PontoTel, permitem que os gestores façam todo o acompanhamento por meio de um aplicativo de gestão, que mostra logo na tela inicial todos os dados das jornadas, como: funcionários que já estão trabalhando, ainda vão iniciar o dia, estão ausentes, faltas, dispensas, férias e diversas outras informações. 

Tudo isso em um único aplicativo, podendo coletar informações de forma rápida sem precisar de um computador. 

Menos complexidade

Além de toda facilidade de poder fazer a gestão em tempo real, esses sistemas se mostram menos complexos do que os sistemas tradicionais, que geralmente precisam que o colaborador já tenha uma pré-vivência para operá-lo. 

Já o sistema de ponto em nuvem é ao contrário, pois é totalmente intuitivo não necessitando de longos períodos de treinamento. 

Isso facilita para que a informação não fique presa a um único colaborador, ou a empresa demore para encontrar um novo funcionário com uma soft skill específica. 

Outro ponto importante que demonstra o quanto esses sistemas são menos complexos, é que os próprios funcionários podem fazer a gestão de sua folha de ponto, a depender das permissões da empresa. 

Descentralização de processos

Reiterando o que dissemos acima, ao dar possibilidade dos colaboradores acessarem suas folhas, o sistema de ponto em nuvem promove uma maior descentralização de processos. 

Além disso, o setor de RH/DP deixa de depender totalmente de planilhas ou ajuda do setor de T.I com problemas no sistema, entre outras situações. 

E até mesmo pode-se tirar um peso do setor de RH/DP, as jornadas podem ser gerenciadas pelos gestores de cada área sem precisar da intervenção do RH. 

A transmissão de informação também se torna muito mais rápida. Vamos imaginar uma situação em que o RH foi chamado para uma reunião com a diretoria da empresa, e foi solicitado um documento que está arquivado no computador da analista de RH. 

Nessa ocasião a reunião precisaria ser interrompida para que a pessoa pudesse ter acesso ao documento, e se por sorte a reunião acontecesse no mesmo andar da sala do colaborador isso já levaria um tempo, agora se a reunião fosse em outro andar ou até mesmo outra sede, iria demorar muito mais. 

No sistema de ponto em nuvem isso não aconteceria, a analista poderia acessar o sistema com o seu login pelo próprio celular ou por um computador disponível na reunião, tendo a informação em poucos segundos.

Outra situação que mostra o quanto é benéfica a descentralização de processos,  é que mais de um funcionário pode acessar o sistema ao mesmo tempo, e as informações são atualizadas em tempo real. 

Tecnologia avançada 

Por fim, para toda sua estrutura funcionar em nuvem, esses sistemas devem ter uma tecnologia avançada, para se manter funcionando sem interrupções. 

Além disso, por serem desenvolvidos por programadores, esses sistemas conseguem acompanhar as demandas da legislação e também as novas tendências do setor de recursos humanos.

Em sua fase atual o setor de RH está muito mais conectado à relatórios, indicadores, e o sistema de ponto em nuvem pode proporcionar a coleta de dados de forma muito mais rápida e eficiente. 

Agora que falamos tudo sobre o sistema de ponto em nuvem, separamos algumas das principais dúvidas.

Sistema de ponto em nuvem – Principais dúvidas

Até aqui entendemos que o sistema de ponto em nuvem é móvel, possui tecnologia avançada, reduz custos e otimiza processos, agora veremos as principais dúvidas. 

É seguro?

Sim, por funcionar em nuvem esse sistema deve passar por uma série de testes de padrões de segurança criptografados que o tornam totalmente seguro. 

Além disso, o sistema ainda possui diversas medidas de segurança que impedem fraudes na marcação de ponto. 

A empresa pode contar com a tecnologia de geolocalização que mostra o local onde o ponto foi batido, o reconhecimento facial que mostra por quem o ponto foi batido, além de outras medidas como bina, senha e reconhecimento de voz. 

É possível fazer integrações?

A depender do sistema de ponto em nuvem contratado por sua empresa, integrações são totalmente possíveis. Os softwares em nuvem já possuem uma integração totalmente facilitada, e ainda podem ser melhorados de acordo com o desenvolvimento do sistema. 

No PontoTel é possível integrar o seu sistema de ponto direto em sua folha de pagamento, e até mesmo com seu relógio de ponto caso sua empresa queira continuar com o equipamento. 

Ademais, ainda é possível realizar integrações via API, Banco de dados, leitura e exportação de arquivos.

A lei permite o sistema de ponto em nuvem?

Sim. O sistema de ponto em nuvem pode se encaixar em duas das modalidades de sistema de ponto permitidas e previstas na nova portaria 671, o REP-A e o REP-P.  

Na antiga portaria 373/11, ele se encaixava na categoria de controle de ponto alternativo, o que também permitia sua utilização pelas empresas, mas ainda deixava algumas em dúvida sobre ele ser permitido ou não.

Para acabar com essa dúvida, a nova portaria do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), extingue as portarias 1510 e 373, e traz normas muito mais detalhadas aos sistemas de ponto em nuvem. Então, o que já era seguro se torna ainda mais a partir desse novo texto. Agora esses sistemas devem seguir o que diz a portaria 671. 

De acordo com o documento, para esses sistemas serem válidos eles devem se enquadrar como REP-A ou REP-P, e seguir os requisitos obrigatórios para cada um dos modelos. 

No artigo 74 da portaria 671 está expresso que ambos os sistemas eletrônicos devem registrar os horários de forma correta e fiel, veja na íntegra o artigo:

“Art. 74. O sistema de registro de ponto eletrônico deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:

I – restrições de horário à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual, não se confundindo com o registro por exceção previsto no art. 74, § 4º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT;

III – exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.”

Além dessas regras gerais cada modelo deve seguir requisitos específicos, para o REP-A é importante que:

Ele seja autorizado previamente por convenção coletiva ou acordo coletivo;

Esteja disponível no local de trabalho;

Possua identificação de empregador e funcionário;

Possibilite, de forma presencial ou remota, a extração eletrônica ou impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo colaborador. 

E para o REP-P é importante que:

Ele seja certificado no INPI  (Instituto Nacional da Propriedade Industrial);

Emita e/ou disponibilize acesso ao comprovante de registro de ponto do trabalhador, utilizando assinaturas eletrônicas com certificados no ICP-Brasil;

Mantenha o relógio sincronizado com a Hora Legal Brasileira (HBL) e exiba, no momento da marcação, um relógio não-analógico que contenha horas, minutos e segundos; 

Priorize as marcações dos coletores on-line e, excepcionalmente quando offline, enviar as marcações no primeiro momento que o coletor estiver on-line.

Então, se você ainda tem dúvidas sobre a legalidade dos sistemas de ponto em nuvem pode se acalmar, seguindo todas as regras e requisitos da portaria, o seu sistema estará 100% dentro da lei. 

É muito caro?

À primeira vista um sistema de ponto em nuvem pode ser mais caro do que comprar um relógio de ponto, já que existem inúmeros modelos de REP do mais simples ao mais sofisticado. 

Contudo, ao optar pelo sistema em nuvem, você vai contratar um serviço além de um coletor de ponto, e ainda vai poder escolher um sistema que atenda as necessidades da sua empresa. 

Seu RH não vai mais precisar se preocupar com manutenções, configurações, e poderá contratar mais funcionalidades caso seja necessário.

Outra vantagem que já mencionamos mas vale ressaltar, é que o ponto em nuvem se trata de um único sistema que pode ser baixado em qualquer dispositivo móvel ou acessado diretamente pelo computador. Isso significa que não será necessária nenhuma infraestrutura além do que já existe na empresa, e para utilizá-lo basta apenas baixar a aplicação. 

E se a sua empresa precisa registrar o ponto à distância basta que o funcionário faça o download do aplicativo, entre com seu login e senha e faça a marcação. Não sendo necessário comprar diversos aparelhos para marcação. 

Por fim, podemos dizer que o custo-benefício do sistema de ponto em nuvem é muito melhor do que um relógio de ponto. 

Conheça o PontoTel

O PontoTel é um software de controle de jornada em nuvem, que acompanha a sua empresa desde o registro de ponto até a gestão de jornada completa. 

Ele é um bom auxiliar na estratégia de gestão de pessoas, pois conta com funcionalidades pensadas para grandes corporações, como um banco de horas robusto com diversas regras de cálculo e possibilidade de personalização, uma boa gestão de escalas de trabalho, cálculos automatizados e painéis inteligentes que permitem acompanhar diversos dados em uma única tela. 

O PontoTel, é um sistema pensado para a facilitação da rotina do setor de recursos humanos e departamento pessoal, ele possui todas as funcionalidades necessárias para fazer o controle de jornada dos seus colaboradores de forma eficiente, segura e o melhor totalmente online em nuvem. 

Melhor do que falarmos sobre tudo que o PontoTel pode oferecer é você conferir uma demonstração do nosso sistema, agende agora um papo, é totalmente gratuito e exclusivo para sua empresa!Por favor, verifiq!

Parte inferior do formulário

Conclusão 

Chegamos ao fim desse texto. E então, o que achou sobre os sistemas de ponto em nuvem? 

Com certeza, essa é a melhor aposta que a sua empresa pode fazer para estar a um passo do futuro. 

Ao longo deste conteúdo, entendemos quais as principais vantagens e diferenciais desse sistema para um tradicional. 

Enquanto o sistema tradicional fica muito limitado ao espaço físico e ao que o sistema oferece,  o outro pode proporcionar diversas outras possibilidades, reforçando o que falamos acima, de que um sistema em nuvem reduz custos, traz mobilidade e funciona sob demanda para sua empresa. 

Como vimos, existem diversas vantagens na utilização desse software, ainda mais no caso do controle de jornada.

Fonte: Ponto Tel